- OneDriveやSharePointのファイルやフォルダに短時間でたどり着くことができます！
OneDriveやSharePointにデータを保存するメリットについてまとめました。
- データが消えにくい（バックアップになる）
- どこからでも同じファイルが使える
- PCが変わっても安心
- 学校全体・学年・分掌で情報共有できる
教員の仕事において、
「データが守られる」「引き継げる」「探し回らない」
この3つはとても重要です。
そういう意味で、
OneDriveやSharePointは、教員にとってかなり優秀なツールです。
たどり着くまでが、地味に遠い
ただ、正直に言うと――
こんなこと、ありませんか？
保存はした。
でも、
開くまでに時間がかかる。
- アプリを開いて
- OneDriveを選んで
- フォルダを開いて
- さらにフォルダを開いて…
たまにしか使わない場所だと、
「あれ？どこだっけ？」となりがちです。
そこで今回は、ドラえもんです
OneDriveやSharePointの問題は、
「性能」ではなく「行き方」です。
そこで今回は、
ドラえもんの道具に例えながら、
寄り道せず
最短距離で
ファイルにたどり着く方法
を紹介します。
第1章 OneDriveやSharePointが「使いにくい」と感じる理由
まず、なぜ使いにくく感じるのか。
よくある理由はこの3つ
- アプリやブラウザから入らなければならない
- フォルダ階層が深く、探しにくい
- たまにしか行かないと迷子になる
これは、
OneDriveやSharePointが悪いわけではありません。
毎回、
正面玄関から歩いて行っている
だけなんです。
解決策はシンプル「最短距離を作る」
毎回、
- 正門から校舎に入って
- 職員室を通って
- 廊下を歩いて
- 教室へ行く
のではなく、
👉 教室に直通する入口
があったら、
仕事はかなり楽になります。
第2章 🛩️タケコプター方式
こちらの方法は、
- OneDrive
- SharePoint
どちらでもできる方法です！
フォルダを「掘らない」だけで仕事は速くなる
タケコプターは、
空を飛んで一直線に目的地へ行ける道具です。
OneDriveやSharePointには、
お気に入りに登録することで、
- よく使うフォルダ
- よく使うファイル
をすぐに開くことができる機能があります。
ポイント
- フォルダでもOK
- ファイルでもOK
- SharePointでは、できません
- いつも同じ場所に表示される
つまり、
毎回フォルダを掘らなくてよくなる
ということです。
①SharePoint（もしくは、OneDriveでもできます）を開き、
「お気に入り登録」したいフォルダやファイルの「･･･」を押す。
②「お気に入り」を押す！
③OneDriveを開き、画面左の「⭐️」を押す。
④お気に入りに登録したものが一覧として出てきます。
第3章 🟡 通り抜けフープ方式
こちらは、SharePointのみになります！
フォルダ階層をなかったことにする方法
通り抜けフープは、
壁をすり抜けて向こう側へ行ける道具です。
- SharePointの特定のライブラリ
- 学年・分掌のフォルダ
- そもそもSharepoint？OneDriveどっちにあったっけ？
これらを、
OneDriveにショートカットを作成します。
すると…
- フォルダ階層を無視して
- 基本的には、OneDriveを開けばいい
「探す」という作業が消えます。
①SharePointを開き、よく使うフォルダやファイルの横にある「…」を押す。
②「OneDriveへのショートカットの追加」を押す！
③ショートカットにしたものが、ここに表示されます。
一度、ショートカットを作成したら、
次からはOneDriveを開けばいいです！
第4章 🚪 どこでもドア方式①
デスクトップを「直通入口」に変える
どこでもドアは、
開けたら目的地です。
やることはシンプル
- フォルダ or ファイルのリンクをコピー
- デスクトップにショートカットを作成
特徴
- OneDriveでもSharePointでもOK
- ダブルクリック一発
- 探す必要がない
この方法は、OneDriveでもSharepointでも
ファイルでもフォルダでも可能ですが…
私は「フォルダ」をこの方法でおススメします！
ファイルに関しては、第５章をご覧ください！
①OneDriveやSharepointのフォルダやファイルのリンクをコピーします。
②デスクトップに戻り、
右クリック⇒「新規作成」⇒「ショートカット」を選ぶ
③ ①でコピーしたリンクを貼り付ける。
④名前を入力します。
⑤ すると、デスクトップにショートカットが作成されます。
⑥このショートカットを開くと、リンクを貼り付けたフォルダが開きます。
第5章 🚪 どこでもドア方式②（裏技）
知ってる教員だけが得をしている方法
これは、
知っている人が少ないけれど、かなり強力です。
タスクバーに「直通ドア」を作る
- Word / Excel / PowerPoint を右クリック
- 最近使ったファイルを
- そのままピン留め
私は、同じファイルを開く機会がある人に
効果は絶大です！
こんな人におすすめ
- 毎日同じファイルを開く
- 学級通信、週案、成績ファイルなど
👉 アプリ → ファイル直行
もはや迷う余地がありません。
準備(ピン留めしていない人はしてください！)
①タスクバーにWord / Excel / PowerPointのアプリをピン留します。
②「タスクバーにピン留めする」を選ぶ！
本番
①ピン留したいファイルを一度開き、閉じます！
※ 直近で開いた場合、この手順は不要です。
②ピン留したアプリを右クリック！
③ピン留したいファイルの📌をクリック！
この作業をしたら、
今後はずっと右クリックで出てくるようになります！
第6章 まとめ
探す時間を減らせば、仕事はちゃんと楽になる
OneDriveやSharePointは、
- 使いこなす人
- なんとなく使っている人
で、
体感効率が大きく変わるツールです。
時間で考えてみると…
- フォルダを掘って開く：30秒
- 今日紹介した方法：5秒
これを
1日1回 × 200日勤務 とすると…
30秒 × 200日 = 6000秒
5秒 × 200日 = 1000秒
差は 5000秒＝ 約83分1時間以上、ファイル探しの時間が減ります。
私が教務主任をしていたとき、おそらく1日に5回は「教務部フォルダー」を開いていました！
1日5回なら、１年でこの作業だけで、
415分=約7時間になります！
仕事が多い中、
このようなことでちょっとしたことを時短をすることで、
自分自身の働き方改革をしていました！
第7章 まずは「今日使うファイル」から
全部やる必要はありません。
- ピン留め
- お気に入り
- ショートカット
どれか1つでOKです。
まずは、
👉 今日使うファイル1つ
から試してみてください。
教材（左右にスクロール）