知っているようで知らない～OneDriveとSharePointの話〜

はじめに 〜よくある勘違い〜

OneDriveとSharePoint。

• 「どっちもファイルを置く場所でしょ？」
• 「正直、違いを説明できない…」

実はこれ、数年前の私自身です。

とりあえず、デスクトップにおいておこう！

見渡すとそんな方が多いなと思います…

最近、デスクトップに保存していても実は、

「OneDrive」に保存されているという設定の物もありますが…

でも、データの保存場所を少し意識するようになってから、

• 「ファイルが消えた」
• 「どれが最新版か分からない」
• 「誰かが上書きしていた」

といった小さなトラブルが激減しました。

反対に、便利に使うことができ、

• 「最新の行事予定をリアルタイムで共有」　※ただし、勝手なデータの書き換えは皆無！

• 「児童のノートの良かったところを日々更新！」

といったことをできるようになり効率的に働くことができました！

今回は、学校現場の感覚で

OneDriveとSharePointの違いを整理してみます。

第１章　とりあえず、デスクトップ2保存！

居酒屋で「とりあえず、生ビール」みたいな感じで

「とりあえずデスクトップ保存」していませんか？

職場を見渡すと、

「とりあえずデスクトップ保存」している人も少なくありません。

私の勤務する自治体では、

なんだったらデスクトップにあるアイコンで、絵を描いている人もいます！

でも、デスクトップにあるファイルは、

端末に保存していたものと

OneDriveが同期できない設定となっており…

そのパソコン1台にしか存在しない状態です。

たとえば、

• パソコンの故障
• 端末の入れ替え・初期化
• 誤って削除
• 急な異動や端末変更

こうしたときに、

「デスクトップにしかなかった資料が消えた」

という話は、決して珍しくありません。

第２章　OneDriveって何？

超シンプルに言うと

「自分専用の引き出し」

OneDriveは、基本的には

自分だけが使うファイル置き場です。

たとえば、

• 授業案の下書き
• まだ完成していない資料
• 個人のメモや記録
• 授業用で作成した教材

まずはここに入れておく、という使い方がしっくりきます。

私の場合ですが、

• 教材フォルダ⇒教科ごとのフォルダ⇒各学年フォルダ
• 校務関係⇒各分掌
• 提出書類

というように分けています。

教員で例えるなら、

自分の机の引き出しのような存在です。

第３章　SharePointって何？

超シンプルに言うと

「みんなで使う共有棚」

SharePointは、

最初から複数人で使うことを前提にした場所です。

• 学年で共有する資料
• 分掌のファイル
• 学校全体の正式なデータ

「誰が見ても、これが最新版」

という状態を作るのが得意です。

教員で例えるなら、

職員室の共有キャビネットです。

上記のように書きましたが、これが絶対ではありません。

SharePointは、組織によっては使用するものなので

ルールがあるのであれば従ってくださいね！

第４章　OneDriveの裏ワザ

OneDriveは自分専用の引き出しのような存在といいましたが、

正確に言うと

「他人と共有もできる引き出し」

引き出しには鍵がありますが、

共有(鍵を他人に貸す)ことができます。

ですので、OneDriveは「完全に自分だけ」の場所ではありません。

必要なときだけ、他の人と共有することができます。

たとえば、

• 学年の先生に「ちょっと見てほしい」
• 管理職に「確認だけお願いしたい」
• 研修資料を「配付用として渡したい」

そんなとき、

リンクを送るだけで共有できます。

第５章　裏ワザ①

編集できる共有(鍵だけ貸している状態)にします

第６章　裏ワザ②

裏ワザ①のように編集できる共有(鍵だけ貸している状態)もいいのですが、

鍵を貸すと、編集されて困る。

そんなときのために、

編集できない共有(引き出しを透明にする)ことができます！

OneDriveでは、

「見るだけ（編集不可）」の状態で共有することもできます。

これは学校現場ではとても便利で、

• 勝手に書き換えられない
• 間違って消されない
• 「これは確定版です」と伝えやすい

というメリットがあります。

「確認してもらうだけ」

「配るだけ」

そんな場面では、編集不可のリンク共有が安心です。

私が教務主任をしていた時に行事予定の編集不可リンク共有をし、

常に教務が把握している最新版を全職員が見られるとのことで、評判が良かったです！

第７章　そのほかのメリット

OneDriveは「引き出し」＋「自動バックアップ」

OneDriveの大きな強みは、

クラウドに保存される＝自動でバックアップされていることです。

• パソコンが変わっても
• 家でも職場でも
• もし端末が壊れても

同じファイルにそのままアクセスできます。

イメージとしては、

というような感じです！

第８章　学校現場でのおすすめ使い分け

デスクトップが向いている場面(お使いの状況によっては、自動でOneDriveに同期されている場合あり)

• とりあえず、保存しなければならない
• すぐに使うからおいておきたい

OneDriveが向いている場面

• 授業案の下書き
• 個人で試行錯誤中の資料
• まだ公表しないメモや記録

SharePointが向いている場面

• 学年通信の最終版
• 行事や会議の資料
• 年間計画・引き継ぎ資料

どちらが便利か、ではなく

「今、そのファイルは自分のもの？ みんなのもの？」

で考えるのがポイントです。

第９章　まとめ

OneDriveは、

• 自分の引き出し
• 必要なときだけ共有できる
• 自動バックアップという保険付き

SharePointは、

• みんなで使う共有棚
• 公式・確定版を置く場所

OneDriveは

「自分の引き出し」であり、

「もしものための保険」でもあります。

デスクトップに置きっぱなしにせず、

まずはOneDriveへ。

それだけで、トラブルはかなり減ります。

年度末で、PCのデータの整理等をする予定の方もいらっしゃるかもしれませんが、

もしよかったら参考にしてみてください！